Monika Rumanová pomáhá ženám zjednodušovat podnikání. Využívá k tomu různé automatizace, vytváří funkční systém, nastavuje delegování práce. Vše s cílem mít volnější ruce a více času na to, co je podstatou vašeho podnikání. Sama má ráda, když věci mají řád, a zkrátí tak dobu potřebnou na jejich realizaci. Oceňuje to zejména při podnikání s malými dětmi.

Moniko, téma efektivity je pro každou podnikatelku dříve či později důležité. Kdy se na tebe obracejí nejčastěji?

Pracuji často se zkušenějšími podnikatelkami, které už mají svůj byznys rozvinutý. Dostaly se ale do situace, kdy jsou zahlcené a unavené, někdy až na pokraji vyhoření. Rády by část své práce i delegovaly, ale neví jak. Mívají často provozní slepotu a je pro ně těžké předat věci tak, aby to externista dokázal na základě jejich pokynů udělat bez zdlouhavého dovysvětlování. 

Dá se mluvit o nějakém zlomovém bodu, kdy si většina řekne: Dost, takhle to už dál nejde?

Spíš než o bod jde o dlouhodobější stres, pocit přehlcení a únavy. A zároveň nemožnost nalézt sama řešení. Ženy nevidí světlo na konci tunelu. Pak se lehce stane, že začnete třeba dělat chyby. Například vyberete z e-mailových seznamů ten špatný, pošlete na něj hromadnou zprávu, na základě které se vám začnou lidé odhlašovat z databáze.

Co se v ten moment děje, jaké má podnikatelka možnosti?

Jednou z možností je, že část práce předáte někomu jinému, ideálně virtuální asistentce. Uvolníte si tak ruce na práci, která vás dříve bavila. A většinou to jsou právě činnosti, kvůli kterým jste začala podnikat, ta podstata služby nebo produktu.

A druhou možností je vytvořit a dodržovat určitý systém, který vám práci zjednoduší a mnohé činnosti zautomatizuje. Díky tomu ušetříte čas a nebudete mít pocit, že se v úkolech topíte.

Systém ocení každý

Je nastavení systému pro všechny? Povedlo se ti přivést na tuto “cestu” i nějakého úplného chaotika, třeba typického tvůrce s hlavou v oblacích?

Mým cílem není nikoho přivádět na tuto cestu. Každý klient a jeho způsob práce je velice individuální a já k tomu vždy přihlížím. Velkou roli hrají návyky a ochota s tím něco dělat, něco změnit.

Často ani nejsou vyloženě “chaotičtí”, ale spíše toho mají hodně, různé služby nebo projekty. A v tom případě přichází na řadu zefektivnění – hledání nových cest nebo nástrojů. Protože ty stávající to už nejsou schopné obsáhnout.

Pojďme si to ukázat na nějakém příkladu. Co nejčastěji řešíš s klienty?

Kromě činností typických přímo pro jejich obor se téměř všichni potýkají s administrativou a marketingem. Ať už je to fakturace, evidence smluv a dokumentů nebo správa kontaktů. S rozmachem online podnikání se stále častěji přidává i organizace členských sekcí nebo placených skupin, kde je třeba řešit platby, přidávání a odebírání účastníků a podobně.

A pak je to tvorba jakéhokoliv obsahu. Vídám často množství konceptů a rozpracovaných projektů, třeba v Miowebu. Čím víc byznys roste, vytváří se další a další materiály. A pokud nemají svůj řád, tak se situace stává natolik nepřehledná, že po několika letech nedokážou podnikatelé v daném systému už vůbec pracovat.

Je lepší se v takové situaci obrátit rovnou na virtuální asistentku nebo si nejprve udělat pořádek sama v počítači, webu…?

Záleží na asistentce, zda by byla schopná “chaotický systém” uchopit. Není to ale podstata její práce. Očekává, že podnikatelka jí poskytne kompletní zadání, ale těžko se dělá návod na “chaos.” Proto se obtížně v tomto stavu deleguje. Obě strany jsou brzy frustrované, spolupráce může vyjít do ztracena. Spíše doporučuji nastavit si základní míru pořádku, abyste měli způsob, jak vůbec delegovat. A to je moje úloha – doptat se na postupy a dát jim řád. 

Čím tedy ty osobně začínáš s klienty, když se na tebe obrátí?

Já nejraději naslouchám. Bavíme se o podnikání, co a jak dělají a já si vše sepíšu a dám tomu logickou strukturu. Podívám se také na to, jak podobné věci řeší jiní. Díky ostatním klientům mám totiž přehled, jaké jsou možnosti, a můžu tak navrhnout řešení, které bude co nejblíže povaze i podnikání daného klienta. Ve výsledku předám text, který jim umožní část práce předat nebo přímo se systémem pracovat.

Často vedeš podnikatelky k vytváření šablon, automatizací. Můžeš vysvětlit co si pod tím představit?

Mám ráda jednoduché věci a když vím, že nějaký dokument budu potřebovat opakovaně, tak si ho vytvořím jednou a poté znovu používám. Je to logické, ale často podnikatelky nevyužívají jak by mohly. Například v situaci, kdy vám přijde poptávka, sáhnete po e-mailu, který obsahuje základní informace a podmínky spolupráce, jen změníte individuální údaje a můžete odeslat.

Jak funguje vytváření šablon? Zkopíruju si e-mail a vytvořím si nějaký dokument v počítači?

Když to zpracovávám za účelem, aby šablonu používala asistentka, umístím dokument do cloudu. Osobně si šablony e-mailů ukládám přímo do Gmailu a do Google disku – v obou je na to funkce “šablony”. Je důležité si je přehledně nazývat, mít i v tom systém.

Jinak se může stát, že najít správnou šablonu zabere více času než napsat daný e-mail znovu. U takových šablon je důležité, že slouží pro situace, které se opravdu opakují. Ty je třeba vypozorovat.

Je to cesta, kterou neustále vylepšuji

Máš osobně zprocesované všechno nebo je to i pro Tebe cesta, která se neustále vyvíjí?

Je to i pro mě cesta. Nejvíc mě na tom baví věci neustále zlepšovat. Jakmile mám něco zavedené a při konzultaci s klientem zjistím, že používá nový nástroj, který neznám, hned to testuji u sebe a zase o něco vylepšuji.

Nejsem tím nijak posedlá, ale vyplynulo to pro mě přirozeně během první mateřské, kdy jsem měla omezený čas a potřebovala jsem, aby mi vše kolem podnikání zabralo co nejméně času.

Co Tě na efektivitě nejvíc baví ze všeho nejvíc?

Baví mě strukturovat. Ráda naslouchám lidem, co a jak řeší a dělají. Získávám data a pak je zpracovávám. Třídím informace, které patří k sobě, minimalizuji, různě vše přeskládávám až vzniká systém, kapitoly, vše na sebe navazuje a je to logické a jednoduché.

Můžeme to probrat během konzultace nebo přímo procesovat – vytvořit systém práce buď pro asistentky nebo přímo pro podnikatelky. Vše tak, aby jim to ušetřilo čas, odpadl stres a mohly se  v klidu soustředit na podstatu svého podnikání.

Služby Moniky najdete na webu www.monikarumanova.cz.